INFORMAČNÍ MEMORANDUM O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

ÚVODNÍ USTANOVENÍ

Společnost NICE.film s.r.o., IČO: 07974540, se sídlem Pernerova 378/31, Karlín, 186 00 Praha 8 (dále jen „My“, nebo jen „Společnost“), je společností, jejímž předmětem podnikání je filmová produkce a postprodukce, a při provozování podnikatelské činnosti Společnosti dochází ke zpracování osobních údajů ve smyslu obecného nařízení o ochraně osobních údajů (nařízení (EU) 2016/679).

Účelem tohoto informačního memoranda o zpracování osobních údajů (dále jen „Memorandum“) je informovat Vás (pokud jste např. našimi obchodními partnery, zaměstnanci, klienty nebo výkonnými umělci) o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich právech souvisejících s tímto zpracováním.

Toto Memorandum může být měněno a doplňováno. Aktuální znění tohoto Memoranda naleznete na https://nice.film Doporučujeme, abyste se s aktuálním zněním Memoranda pravidelně seznamovali.

SOULAD S PRÁVNÍMI PŘEDPISY A ZÁKLADNÍ ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ

Soulad s právními předpisy

Ochrana Vašich osobních údajů je naší prioritou a při zpracování Vašich osobních údajů tak dodržujeme veškeré povinnosti a plníme veškeré požadavky stanovené příslušnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

Základní zásady zpracování osobních údajů

Při zpracování osobních údajů se řídíme následujícími základními zásadami zpracování osobních údajů.

Zásada zákonnosti, korektnosti a transparentnosti

Vaše osobní údaje zpracováváme korektně a zákonným a transparentním způsobem.

Zásada účelového omezení

Shromažďujeme (a zpracováváme) Vaše osobní údaje pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a současně je dále nezpracováváme způsobem, který je s těmito účely neslučitelný.

Zásada minimalizace údajů

Zpracováváme Vaše osobní údaje pouze v rozsahu, který je pro účely zpracování Vašich osobních údajů přiměřený, relevantní a nezbytný.

Zásada přesnosti

Zpracováváme pouze přesné osobní údaje a v případě potřeby Vaše osobní údaje aktualizujeme.

Zásada omezení uložení

Zpracováváme (ukládáme) Vaše osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná s ohledem na účely zpracování Vašich osobních údajů, příp. po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

Zásada integrity a důvěrnosti

Zpracováváme Vaše osobní údaje pouze způsobem zajišťujícím náležité zabezpečení Vašich osobních údajů před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

Zásada odpovědnosti

Neseme odpovědnost za dodržování výše uvedených zásad zpracování a za soulad zpracování Vašich osobních údajů v souladu s právními předpisy.

ZPRACOVÁVANÉ OSOBNÍ ÚDAJE

Kategorie osobních údajů

V závislosti na Vašem postavení vůči Společnosti o Vás můžeme zpracovávat následující osobní údaje (kategorie osobních údajů). Je možné, že o Vás zpracováváme i další osobní údaje zde výslovně neuvedené, nicméně se v každém případě bude jednat o osobní údaje nezbytné pro plnění účelů uvedených v tomto Memorandu.

A. Společníci, jednatelé, zástupci společnosti

Pokud jste společníky Společnosti či její jednatelé nebo zástupci, zpracováváme o Vás následující osobní údaje:

• Identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození)
• Kontaktní údaje (adresa, telefonní číslo či e-mailová adresa, Skype)
• Audiovizuální údaje (fotografie, videozáznamy)
• Údaje o právech a právních nárocích (které máte vůči Společnosti nebo které má Společnost vůči Vám)

B. Zaměstnanci

V závislosti na konkrétním smluvním vztahu a jednotlivých pracovních pozic můžeme o zaměstnancích zpracovávat následující osobní údaje:

• Identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození/ rodné číslo, údaje o dokladech totožnosti)
• Kontaktní údaje (adresa, telefonní číslo či e-mailová adresa)
• Profesní profilové údaje (CV, údaje o vzdělání, kvalifikaci, pracovních zkušenostech a dovednostech)
• Mzdové údaje (údaje sloužící k úhradě mezd, bonusů a odměn, včetně údajů nezbytných pro výpočet mezd)
• Platební údaje (číslo Vašeho bankovního účtu či číslo firemní kreditní karty)
• Autentifikační údaje (přihlašovací jméno, hesla, PIN, čip karty a další elektronické autentifikační prvky)
• Údaje o zdravotním stavu (údaje týkající se Vašeho zdravotního stavu a případných zdravotních omezení)
• Audiovizuální údaje (fotografie, video záznamy, audio (hlasové) záznamy)
• Údaje o právech a právních nárocích (které máte vůči Společnosti nebo které má Společnost vůči Vám)

C. Spolupracující osoby

Pokud se Společností spolupracujete externě (např. pokud jste grafik, Account manager, zvukař, kameraman aj.), zpracováváme o Vás následující osobní údaje:

• Identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození/IČO)
• Kontaktní údaje (adresa, telefonní číslo či e-mailová adresa, Skype)
• Profesní profilové údaje (CV, údaje o vzdělání, kvalifikaci, pracovních zkušenostech a dovednostech)
• Smluvní údaje (údaje uvedené ve smlouvě, kterou jsme s Vámi uzavřeli např. výše odměny)
• Platební údaje (číslo Vašeho bankovního účtu)
• Audiovizuální údaje (fotografie, video záznamy)
• Údaje o právech a právních nárocích (které máte vůči Společnosti nebo které má Společnost vůči Vám)

D. Obchodní partneři

Pokud jste našimi obchodními partnery (klienti či dodavatelé), zpracováváme o Vás následující osobní údaje:

• Identifikační údaje (jméno, příjmení, IČO)
• Kontaktní údaje (adresa, telefonní číslo či e-mailová adresa)
• Platební údaje (číslo Vašeho bankovního účtu)
• Smluvní údaje (údaje uvedené ve smlouvě, kterou jsme s Vámi uzavřeli např. výše odměny)
• Údaje o právech a právních nárocích (které máte vůči Společnosti nebo které má Společnost vůči Vám)

E. Výkonní umělci

Pokud s námi uzavřete smlouvu o vytvoření uměleckého výkonu (lze i ústní formou), zpracováváme o Vás následující osobní údaje:

• Identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození)
• Kontaktní údaje (adresa, telefonní číslo či e-mailová adresa)
• Údaje o Vašich rodičích, jste-li nezletilí (jméno, příjmení, kontaktní údaje)
• Platební údaje (číslo Vašeho bankovního účtu)
• Specifické informace (jsou-li vyžadovány pro konkrétní kampaň např. výška, barva pleti, délka vlasů)
• Audiovizuální údaje (fotografie, video záznamy, audio (hlasové) záznamy)
• Údaje o právech a právních nárocích (které máte vůči Společnosti nebo které má Společnost vůči Vám)

F. Návštěvníci Společnosti

• Audiovizuální údaje (fotografie, video záznamy, audio (hlasové) záznamy)

G. Návštěvníci webu

Pokud jste návštěvníky webu, zpracováváme o Vás následující osobní údaje:

• Na našich webových stránkách používáme soubory cookies za účelem:
  • měření návštěvnosti webových stránek a vytváření statistik týkající se návštěvnosti a chování návštěvníků na webových stránkách;
  • fungování webových stránek.
• Cookies, které jsou sbírány za účelem měření návštěvnosti webu a vytváření statistik týkající se návštěvnosti a chování návštěvníků na webu jsou posuzovány v podobě hromadného celku a pseudonymizované podobě.
• Cookies jsou ukládány nejdéle 13 měsíců od jejich posledního užití.
• Shromážděné cookies soubory jsou zpracovány poskytovatelem služby Google Analytics, provozované společností Google Inc., sídlem 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA v souladu s jejich podmínkami, o kterých si více přeštete zde:
  • https://policies.google.com/technologies/cookies?hl=cs
  • https://policies.google.com/privacy/update?hl=cs

Zdroje osobních údajů

Vaše osobní údaje získáváme z několika zdrojů. Primárním zdrojem Vašich osobních údaje jste Vy osobně (např. když s Vámi uzavíráme smlouvu). Dalším zdrojem Vašich osobních údajů jsou veřejně dostupné zdroje jako je internet, včetně sociálních sítí. Vaše osobní údaje dále získáváme z veřejně dostupných veřejných seznamů, rejstříků a registrů (např. obchodní rejstřík či živnostenský rejstřík). Vaše osobní údaje konečně získáváme též od třetích osob, např. od Vašeho zaměstnavatele, pokud je našim zákazníkem či dodavatelem.
Pokud Vás zajímá konkrétní zdroj zpracování Vašich osobních údajů, můžete se na nás s tímto dotazem obrátit.

Právní důvody a účely zpracování osobních údajů

Společnost může Vaše osobní údaje zpracovávat pouze na základě následujících právních důvodů:

1. z důvodu plnění smlouvy uzavřené mezi Společností a Vaší osobou,
2. z důvodu plnění právní povinnosti stanovené Společnosti právními předpisy,
3. z důvodu oprávněných zájmů Společnosti,
4. pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů, tak rovněž na základě Vašeho souhlasu, a
5. ve výjimečných situacích též z důvodu ochrany Vašich životně důležitých zájmů nebo životně důležitých zájmů jiné fyzické osoby.

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze pro účely zpracování osobních údajů uvedené v tomto článku. Pokud bychom v budoucnu zpracovávali Vaše osobní údaje pro jiné než níže uvedené účely, budeme Vás o tom vhodným způsobem předem informovat.
Pokud Vás zajímá konkrétní právní titul týkající se zpracování Vašich osobních údajů, můžete se na nás s tímto dotazem obrátit.

A. Plnění smlouvy

Pokud jste se Společností uzavřeli nějakou smlouvu (např. pracovní smlouvu, smlouvu o vytvoření uměleckého výkonu, smlouvu o sponzoringu nebo o dodávkách zboží či služeb), zpracovává Společnost Vaše osobní údaje za účelem plnění této smlouvy. Patří sem i předsmluvní vyjednávání, plnění práv a povinností ze smluv vyplývajících, vedení evidence smluv a související komunikace ohledně plnění smlouvy.
V případě zpracování prováděného z důvodu plnění smlouvy uzavřené mezi Vámi a Společností zpracovává Společnost Vaše osobní údaje po dobu trvání příslušného smluvního vztahu a po dobu maximálně 10-ti let od ukončení příslušného smluvního vztahu.

B. Plnění povinností stanovených právními předpisy

Na základě tohoto právního důvodu zpracovává Společnost osobní údaje, protože to po Společnosti vyžadují různé právní předpisy, mimo jiné daňové předpisy, účetní předpisy, předpisy v oblasti archivnictví, a další právní předpisy stanovící Společnosti různé informační či oznamovací povinností vůči orgánům státní správy a soudům.
V případě zpracování založeného na plnění povinností stanovených právními předpisy zpracovává Společnost Vaše osobní údaje po dobu určenou příslušnými právními předpisy.

C. Oprávněné zájmy Společnosti

Společnost dále zpracovává Vaše osobní údaje i z důvodu tzv. oprávněných zájmů Společnosti, to však vždy pouze za podmínky, že před oprávněnými zájmy Společnosti nebo třetích osob nemají přednost Vaše zájmy nebo Vaše základní práva a svobody vyžadující ochranu osobních údajů. Společnost zpracovává Vaše osobní údaje na základě těchto oprávněných zájmů:

• řízení a správa Společnosti, tedy pro účely zajištění efektivního řízení, administrace, správy a fungování Společnosti a komunikace v rámci i vně Společnosti.
  • V tomto případě zpracovává Společnost Vaše osobní údaje po dobu Vaší účasti ve Společnosti, plnění funkce ve Společnosti či po dobu pracovní či jiné spolupráce se Společností; jinak po dobu maximálně 2 let ode dne shromáždění osobních údajů.
• ochrana právních zájmů (nároků) Společnosti, tedy pro účely určení, výkonu a ochrany práv, právních nároků a jiných právních zájmů Společnosti a třetích osob.
  • V tomto případě zpracovává Společnost Vaše osobní údaje po dobu trvání příslušného smluvního vztahu a po dobu 10 let od ukončení příslušného smluvního vztahu, jinak po dobu deseti 10 let od shromáždění osobních údajů.
• přijímání zaměstnanců či spolupracujících osob, tedy pro účely náboru nových zaměstnanců/spolupracujících osob.
  • V tomto případě zpracovává Společnost Vaše osobní údaje po dobu trvání vyjednávání o zaměstnání nebo jiné spolupráce ve Společnosti a dále po dobu maximálně 1 roku od shromáždění osobních údajů.
• marketing a propagace, tedy pro účely propagace Společnosti, akcí pořádaných Společností, a to zejména zasílání e-mailových sdělení o plánovaných akcích Společnosti. Společnost na akcích pořádaných Společností pořizuje fotografie či videa, které následně zveřejňuje na svých facebookových či webových stránkách.
  • V tomto případě zpracovává Společnost Vaše osobní údaje po dobu trvání Vašeho smluvního vztahu se Společností, jinak po dobu maximálně dvou 2 let od shromáždění osobních údajů.
• záznam z natáčení kampaně, tedy pro účely dokumentace z natáčení kampaně. Společnost natáčí a fotografuje celý proces vytváření konkrétní kampaně a tyto fotografie či videa následně využívá k svojí prezentaci na sociálních sítích
  • V tomto případě zpracovává Společnost Vaše osobní údaje po dobu 3 let
• bezpečnost a ochrana, kde je oprávněným zájmem zájem na zajištění bezpečnosti ve Společnosti (jak fyzické bezpečnosti, tak i IT a síťové bezpečnosti) a ochrany majetku Společnosti a třetích osob. Z důvodu tohoto oprávněného zájmu jsou prostory (kanceláře) Společnosti vybaveny bezpečnostními systémy v podobě evidence přístupu do prostor (kanceláří) Společnosti a kamerového systému.
  • V tomto případě zpracovává Společnost Vaše osobní údaje po dobu 1 měsíce od shromáždění osobních údajů.
• efektivní fungování webových stránek Společnosti, tedy za účelem vyhodnocení efektivnosti webových stránek a Vašich zájmů při prohlížení webových stránek.
  • V tomto případě zpracovává Společnost Vaše osobní údaje maximálně po dobu 1 roku od shromáždění osobních údajů.

D. Souhlas se zpracováním osobních údajů

Pokud jste Společnosti udělili souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů, zpracovává Společnost Vaše osobní údaje pro účely uvedené v tomto souhlasu. Poskytnutí Vašeho souhlasu se zpracováním osobních údajů je zcela dobrovolné a máte právo Váš souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů kdykoliv odvolat.
V případě zpracování osobních údajů prováděného na základě Vašeho souhlasu zpracovává Společnost Vaše osobní údaje po dobu uvedenou v příslušném souhlasu (či po dobu Vám jinak prokazatelně sdělenou).

PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje jsou v souvislosti se shora uvedenými účely předávány třetím osobám, které jsou označovány jako příjemci osobních údajů. Jedná se zejména o externí grafiky, zvukaře, kameramany či Account managery nebo externí účetní a dále o společnosti (či o fyzické osoby), se kterými Společnost spolupracuje buď jako se svými partnery (např. klienti Společnosti, kteří si objednali určitou kampaň) nebo při využívání služeb těchto osob (např. v rámci zajištění ubytování, občerstvení aj.) a dále orgánům veřejné správy v rámci plnění svých zákonných povinností. Společnost předává Vaše osobní údaje těmto dalším osobám pouze v nezbytném rozsahu (např. pouze audiozáznam). Vaše osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí.

VAŠE PRÁVA V SOUVISLOSTI SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte následující práva.

Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů

V případě, že Společnost zpracovává Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, máte právo svůj souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů kdykoli odvolat, a to v celém rozsahu či jen částečně ve vztahu k jen některým Vašim osobním údajům nebo jen některým účelům zpracování.

Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo získat potvrzení o tom, zda jsou Vaše osobní údaje Společností zpracovávány (či nikoliv), a pokud ano, tak právo získat přístup k Vašim osobním údajům.

Právo na opravu a doplnění osobních údajů

Máte právo na to, aby Společnost bez zbytečného odkladu opravila nepřesné osobní údaje týkající se Vaší osoby. S přihlédnutím k účelům zpracování máte též právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

Právo na výmaz („právo být zapomenut“)

Máte právo na to, aby Společnost bez zbytečného odkladu vymazala Vaše osobní údaje, a to pokud:

• již nejsou Vaše osobní údaje potřebné pro účely, pro které byly shromážděny;
• odvoláte Váš souhlas se zpracováním, pokud Společnost zpracovává Vaše osobní na základě Vašeho souhlasu, a současně pokud neexistuje žádný jiný právní důvod zpracování Vašich osobních údajů;
• vznesete námitky proti zpracování Vašich osobních údajů a současně nebudou existovat žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování;
• vznesete námitky proti zpracování pro účely přímého marketingu;
• Vaše osobní údaje jsou zpracovány protiprávně; nebo
• Vaše osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené příslušnými právními předpisy.

Právo na omezení zpracování

Máte právo na to, aby Společnost omezila zpracování Vašich osobních údajů, a to v následujících případech:

• budete popírat přesnost Vašich osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby Společnost mohla přesnost osobních údajů ověřit;
• zpracování Vašich osobních údajů je protiprávní a budete odmítat výmaz osobních údajů a místo toho žádat o omezení jejich použití;
• Společnost již nebude Vaše osobní potřebovat pro účely zpracování, ale Vy je budete požadovat pro určení, výkon nebo obhajobu Vašich právních nároků; nebo
• vznesete námitku proti zpracování, a to na dobu, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Společnosti převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.

Právo na přenositelnost údajů

Máte právo po nás vyžadovat, aby Společnost předala Vaše osobní údaje (avšak jen ty, které jste Společnosti sami poskytli) jinému správci (tj. osobě, kterou si sami určíte), to však pouze pokud:

• bude zpracování Vašich osobních údajů založeno na Vašem souhlasu nebo na plnění smlouvy; a
• bude zpracování Vašich osobních údajů prováděno automatizovaně (tedy nikoliv manuálně).

Právo vznést námitku

Z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů založenému na oprávněném zájmu – v případě uplatnění této námitky nebude Společnost Vaše osobní údaje dále zpracovávat, ledaže

• Společnost prokáže závažné oprávněné důvody pro takové zpracování, které budou převažovat nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo
• to bude nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Dále máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu.

Právo na náhradu újmy

Máte právo na náhradu veškeré (hmotné či nehmotné) újmy, která Vám vznikne porušením povinností Společností v oblasti zpracování a ochrany osobních údajů.

Právo podat stížnost u dozorového orgánu

V případě pochybnosti o zákonném zpracování Vašich osobních údajů ze strany Společnosti či nevyhoví-li Společnost Vaší žádosti týkající se Vašich osobních údajů, máte právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů jako dozorový úřad v oblasti ochrany osobních údajů. Na Úřad pro ochranu osobních údajů se můžete obrátit i bez předchozí žádosti adresované Společnosti.

Právo na soudní ochranu

V případě pochybnosti o zákonném zpracování Vašich osobních údajů či v případě zjištění porušení Vašich práv v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů máte právo na účinnou soudní ochranu.

KONTAKTNÍ ÚDAJE

Budete-li mít jakékoliv dotazy týkající se problematiky zpracování Vašich osobních údajů a jejich ochrany, kontaktujte nás prostřednictvím kteréhokoliv z následujících komunikačních kanálů:

• na telefonním čísle +420 731 161 504;
• na e-mailové adrese marek.stolun@nice.film